スマホやLINEは得意だけれど、
いざ、ビジネスメールになると
チョット不安な方は多いと思います。
特に最近はプライバシーが
重要されていますから、
たくさんの関係者への一括送信が多いような、
仕事のメールでは、ウッカリでは済まされません。
一歩でも間違ってしまうと、
大変な事態を招きます。
テレビのニュースでも、
企業が情報漏れで謝るケースも
多くなりましたよね。
ちょっとした勘違いで、
個人情報は漏れてしまうものです。
特に、個人情報が特定できるメール管理は本当に重要です。
メールの「宛先」「CC」「BCC」の違いと使い分けマナー
間違いが多いメール送信ですが、
重要にも関わらず知っていて
当たり前と思われがちです。
まず、メールを送信するときに
「宛先」「CC」「BCC」がありますね。
その3点の違いから詳しく説明したいと思います。
「宛先」
当たり前ですが、これはスマホや
携帯メールと一緒です。
送りたい相手にメールを送ることが
「宛先」です。
宛先にメールアドレスを
入力しなければ送信できない。
「宛先」は一人だけじゃなく
複数の相手に送ることができます。
「CC」
意外と分からなく、難しくなるのが
「CC」と「BCC」だと思います。
「CC」の元の意味は、
カーボンコピー（Carbon Copy）です。
どんなときに使うかと言えば、
会社の上司や仲間、先輩など会社内で
使うことが多いです。
CCにすることでTOに送信した内容が、
CCに入力したアドレスにも同じように
送ることができます。
（このような情報をTOに送りましたので、確認の為に見てください）
CCは、そのようなときに使います。
「BCC」
次にBCCですが意味は
ブラインドカーボンコピー（Blind Carbon Copy）
となります。
ビジネスメールとして、極めておきたい機能です。
「BCC」のメ－ルアドレス宛には、
TOやCCやBCCでの受信者に表示されません。
送信先を隠したり、
メールアドレスが分からないようにしたい時には、
BCCを使います。
とは言え、面識がない相手に一括メールをする場合は
「一斉配信の為、BCCにて失礼致します。」
と付け加えた方が良いでしょう。
メールは間違ったら取り返しがつかない！そんな時の対処法…！
それぞれの意味は分かっていても、
あっ！うっかりとBCCのはずが
CCで送ってしまったことはあります。
タチが悪い間違えは、
それぞれの使い分け方、意味を理解しておらず、
個人情報を守らなければいけない顧客に対して
「宛先」や「CC」で
一括送信してしまうことです。
一度送信ボタンをクリックすると、
見なかったことには出来ません。
修復ができないと思ってくださいね！
ですから、送信する前に
- CCになっていないか？
- 宛先になっていないか？
確認することが大切です。
とは言え、間違ってしまった場合には、
どうしたら良いでしょう？
再度メールで
「申し訳ございません！一括送信してしまいました」
ではダメ！
すぐに、直属の上司に報告してください。
そんな時こそ、
「ほうれんそう＝報告・連絡・相談」ですよ！
謝罪する場合には、メールでは失礼です。
電話で伝える、訪問するなど、
生の声で直接謝ることが、ビジネスでは大切です。
社内や知人メールであるならば、
「申し訳ない」で済みますが、
顧客・取引先に対しては
「申し訳ない」では済まないのです。
ですから、
メールを送信する時、内容の確認をしますが、
それ以上に「宛先」「CC」「BCC」を
再度確認してくださいね！
まとめ
「宛先」「CC」「BCC」の違いは
分かっていただけたでしょうか？
「宛先」は日本語ですから
意味が通じますよね！
でも一旦「CC」や「BCC」になると
意味が分からなくなります。
「たぶん大丈夫」と、
自分で思い込んでのメール送信は絶対ダメ。
送信してしまえば間違えを
訂正することはできないのです。
とくに取引先や、お客様への送信を間違えてしまうと、
送信してしまった個人だけの
問題じゃなく会社の責任になるのです。
危ういと思ったときは上司や先輩に
必ず聞いてくださいね！
聞くは一時の恥、
聞かぬは一生の恥ですよ。
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